الـنظـــام الــداخلـــي للمـــصـــرف

عودة للفهرس

الباب الثالث

الهيكل التنظيمي في المصرف

الفصل الخامس

مديريـة الشؤون المالية

مادة 34- تقوم مديرية الشؤون المالية بتنفيذ السياسة المالية العامة للمصرف, من خلال الإعداد والمشاركة بوضع مشاريع الموازنات وفق احتياجات واستثمارات المصرف, وتوزيعها وتنظيمها, وتنفيذها, من خلال تنفيذ جميع العمليات المالية المتعلقة بتصفية وصرف النفقات لكافة الموازنات, ومتابعة تنفيذها, إضافة إلى حفظ الرقم السري والنسخة الثانية من مفاتيح الصناديق الحديدية في الفروع والمعدة لحفظ الأموال, والوسائط الحاسوبية ضمن صندوق حديدي في الإدارة العامة.

مادة 35- تتألف مديرية الشؤون المالية من الأقسام التالية:

1- قسم الموازنة.

2- قسم النفقات, ويتألف من:

أ- دائرة الرواتب والأجور ومتمماتها.

ب- دائرة الخدمات الطبية والتأمينات.

ج- دائرة التصفية والصرف.

3- قسم الودائع والسيولة, ويتألف من:

أ- دائرة الودائع.

ب- دائرة السيولة.

ج- دائرة مكافحة غسيل الأموال وتمويل الإرهاب.

د- دائرة الصندوق.

4- قسم الأبنية, ويتألف من:

أ- دائرة الدراسات والتدقيق الفني.

ب- دائرة الصيانة والمتابعة والإشراف.

5- قسم اللوازم والعقود, ويتألف من:

أ- دائرة اللوازم والمستودعات.

ب- دائرة العقود والتأمين.

ج- دائرة الآليات.

د- مستودع المطبوعات واللوازم.

6- قسم العمليات التجارية, ويتألف من:

أ- دائرة مستلزمات الإنتاج الزراعي.

ب- دائرة المستودعات.

7- قسم التدقيق.

مادة 36- قسم الموازنة, ويقوم بالمهام التالية:

1- إعداد مشروع الموازنة التقديرية السنوية للمصرف وفق التعليمات والأنظمة النافذة, ومتابعة إجراءات اعتمادها وإقرارها.

2- المساهمة بإعداد مشروع الموازنة الاستثمارية.

3- توزيع اعتمادات الموازنة على الإدارة والفروع, ومسك البطاقات والسجلات اللازمة لمتابعة تنفيذها.

4- تأشير جميع الصكوك المتعلقة بكل نفقة قبل إقرارها, أو منحها, أو صرفها بما يفيد توفر الاعتماد اللازم لها.

5- تنظيم قوائم الإنفاق النهائية بنهاية كل عام, والتأكد من عدم تجاوز الاعتمادات, وإجراء المطابقة مع النتائج النهائية لدى مديرية الحسابات.

6- إجراء المناقلات اللازمة وبما يضمن عدم تجاوز أي اعتماد.

7- إعداد تقارير ربعية عن الإنفاق.

مادة 37- قسم النفقات:

يقوم بتنفيذ جميع العمليات المالية وعلى كافة الموازنات, ومتابعة تنفيذها وفق التعليمات والأنظمة النافذة وضمن المواعيد المحددة, ويتألف من الدوائر التالية:

أولاً ـ دائرة الرواتب والأجور ومتمماتها, وتقوم بالمهام التالية:

1- القيام بكافة الأعمال المتعلقة بعمليات إعداد جداول الرواتب والأجور والتعويضات المستحقة للعاملين.

2- إعداد وتنظيم جداول جميع الاقتطاعات من أجور العاملين وتعويضاتهم, ومتابعة تسديدها إلى الجهات صاحبة العلاقة ضمن المواعيد المقررة.

3- إعداد جداول مساهمة المصرف بالتأمين والمعاشات والتأمينات الاجتماعية.

4- القيام بعمليات شطب الرواتب والأجور والتعويضات على السجلات الخاصة بذلك.

5- احتساب استحقاق أذونات السفر وبدلات الاغتراب.

ثانياً ـ دائرة الخدمة الطبية والتأمينات, وتقوم بالمهام التالية:

1- تنفيذ أحكام نظام الخدمة الطبية, وإعداد قوائم تصفية نفقات الخدمة الطبية للعاملين بالإدارة والفروع, بعد جمع الأوراق الثبوتية المؤيدة للصرف.

2- مسك بطاقة خاصة لكل موظف.

3- مراقبة ومتابعة حسن تنفيذ نظام الخدمة الطبية.

4- الرد على استفسارات الفروع ومعالجتها.

5- المساهمة في تنظيم استمارات التأمينات الاجتماعية والتأمين والمعاش.

6- المساهمة في تصفية حقوق العاملين المنتهية خدمتهم, وإعداد ما يلزم, والمساهمة في طلبات ضم الخدمة والتصفيات والمخالصات المتعلقة بالتأمينات الاجتماعية والتأمين والمعاش.

7- متابعة تسديدات الاشتراكات إلى مؤسستي التأمينات الاجتماعية والتأمين والمعاش.

ثالثاًـ دائرة التصفية والصرف, وتقوم بالمهام التالية:

1- تنظيم كافة مذكرات التصفية وأوامر الدفع الخاصة بالإنفاق الجاري والاستثماري استناداً إلى الوثائق المحولة لها من المديريات والدوائر المختصة بعد التأكد منها, ومن قانونيتها, وانسجامها مع الأنظمة والقوانين النافذة.

2- اقتراح منح السلف, ومتابعة منحها, وتصفيتها بعد انتهاء الغاية التي منحت لأجلها, وتصفية واسترداد السلف بنهاية كل عام.

3- تصفية الأمانات والتوقيفات في مواعيدها, وبعد التأكد من توفر الثبوتيات اللازمة لردها.

4- إجراء المطابقات اللازمة مع الأقسام والمديريات المعنية.

5- تصفية العقود بعد انتهاء فترات التنفيذ.

6- مسك السجلات والبطاقات اللازمة لممارسة ومراقبة العمل.

7- حفظ المستندات والوثائق المتعلقة بعمل الدائرة.

8- اقتطاع الضرائب والرسوم ومتابعة تسديدها ضمن المواعيد المحددة.

مادة 38- يتألف قسم الودائع والسيولة من الدوائر التالية:

أولاً ـ دائرة الودائع, وتقوم بالمهام التالية:

1- دراسة ومتابعة حركة الودائع, ومعالجة جميع الأمور والاستفسارات المتعلقة بها.

2- إعداد التقارير والجداول اللازمة عند وضع الودائع وإرسالها إلى الجهات المعنية.

3- العمل على تطبيق تعليمات الودائع, وتنظيم نشرات تواقيع المخولين بالتوقيع.

4- إعداد المقترحات اللازمة من أجل زيادة حجم الودائع, وإعداد التعليمات اللازمة وإبلاغها للفروع.

ثانياً ـ دائرة السيولة, وتقوم بالمهام التالية:

1- متابعة السيولة في الإدارة العامة والفروع, واقتراح تحريكها حسب الحاجة.

2- إعداد الجداول والكشوف والتقارير اللازمة عن وضع السيولة.

3- تنفيذ جميع عمليات الدفع والقبض العائدة للمصرف والمتعاملين معه.

4- إصدار الشيكات والتحاويل المصرفية.

5- إجراء المطابقات اللازمة مع الجهات المدينة والدائنة.

6- تسديد أقساط القروض ومتابعة تسديدها.

7- تنظيم كتب واستمارات تخصيص القطع الأجنبي ومتابعتها.

8- مسك سجل بحركة الحسابات الجارية المفتوحة لدى المصارف, وإجراء المطابقات مع الكشوف الشهرية, وإجراء عمليات الجرد على الصندوق.

9- متابعة تسديد دائنية ومديونية المصرف وتصفيتها ضمن المواعيد المحددة.

10- متابعة أوضاع صندوق الإدارة وصناديق الفروع ومعالجة جميع الأمور المتعلقة بها.

11- إعداد التعليمات اللازمة وإبلاغها للفروع.

12- متابعة عمليات حفظ النسخة الثانية من مفاتيح الصناديق الحديدية للفروع.

ثالثاً ـ دائرة مكافحة غسيل الأموال وتمويل الإرهاب, وتقوم بالمهام التالية:

1- متابعة قرارات وتعاميم هيئة مكافحة غسيل الأموال وتمويل الإرهاب, وتعميمها على الفروع, والتأكد من تطبيقها.

2- تدقيق ومراجعة ودراسة البيانات والمعلومات المرسلة من الفروع ومعالجتها.

3- إبلاغ الهيئة عن العمليات المشتبه بها, والتنسيق معها في أعمال المتابعة.

رابعاً ـ دائرة الصندوق, وتقوم بالمهام التالية:

1- تنفيذ جميع عمليات القبض والدفع المحولة إلى الصندوق.

2- الحفاظ على الأموال والسجلات والصناديق التي بعهدة أمين الصندوق.

3- مسك السجلات اللازمة لممارسة العمل وإجراء المطابقات اللازمة.

مادة 39- يتألف قسم الأبنية من دائرتين:

أولاً ـ دائرة الدراسات والتدقيق الفني, وتقوم بالمهام التالية:

1- إعداد الدراسات الإنشائية والمعمارية والمخططات الفنية للمواقع والأبنية الجديدة والقديمة والدراسات والمخططات اللازمة لأعمال الكهرباء والتكييف والتدفئة, وإعداد ووضع دفاتر الشروط الفنية.

2- تدقيق الدراسات المعدة من قبل جهات خارجية, والإشراف على المشاريع.

3- تدقيق جميع كشوف التنفيذ ودفاتر المساحات.

4- القيام بما تكلف به من أعمال المشاركة بإعداد خطة المصرف الاستثمارية.

ثانياً ـ دائرة الصيانة والمتابعة والإشراف, وتقوم بالمهام التالية:

1- فتح سجل خاص لكل مبنى يدون عليه جميع الصيانات الجارية.

2- الكشف على الأبنية, ورفع تقرير سنوي عن وضعها, واقتراح المناسب لإجراء التحسينات والصيانة, والمشاركة بإعداد دفاتر الشروط الفنية.

3- متابعة تنفيذ المشاريع, ورفع تقارير ربعية عن سير العمل بها ومدى انسجامها مع نصوص العقد وفترات التنفيذ.

4- اقتراح إجراء المناقلات اللازمة بين مشاريع الخطة.

5- الإشراف على المشاريع وأعمال الصيانة والمشاركة بلجان الاستلام.

6- وضع خطة صيانة دورية للمباني والمنشآت, والعمل على تنفيذها, واتخاذ كافة الإجراءات لسلامتها وحسن استخدامها ووضعها في الجاهزية الدائمة.

7- الإشراف على نظافة وإنارة وتدفئة وتكييف الإدارة العامة, وتكون مسؤولة عن حسن عملها.

8- القيام بما تكلف به من أعمال.

مادة 40- يتألف قسم اللوازم والعقود من الدوائر التالية:

أولاً ـ دائرة اللوازم والمستودعات, وتقوم بالمهام التالية:

1- إعداد عقود النفقة اللازمة لتأمين المواد والخدمات التي تحتاجها الإدارة العامة والفروع, ومتابعة تأمينها مع لجنة الشراء.

2- تقدير وإعداد جداول بحاجة الإدارة والفروع من التجهيزات والأثاث.

3- مسك السجلات اللازمة بالأثاث والتجهيزات والسيارات والدراجات.

4- متابعة أعمال الجرد, وإجراء المطابقات, وتحديد نسب الاستهلاك, وتدقيق جداول الاستهلاك للفروع, ومطابقتها مع القيود المحاسبية وقوائم الجرد, ومعالجة صحة الموجودات, ومعالجة الفروقات.

5- إعداد مذكرات بالأثاث والتجهيزات والآلات وكافة الموجودات عديمة النفع والغير قابلة للإصلاح, وعرضها على مجلس الإدارة لإقرار إتلافها وبيعها وترقينها من القيود.

6- دراسة طلبات الفروع من التجهيزات والآلات والمطبوعات, وإحالتها إلى الموازنة لتخصيص الفروع بالاعتمادات اللازمة للشراء.

7- الكشف بشكل دوري على تجهيزات وأثاث الإدارة, وتقدير مدى حاجتها للإصلاح والصيانة ومتابعة إجراءات صيانتها.

8- تأمين حاجة الإدارة من القرطاسية والمستلزمات.

9- متابعة صيانة التجهيزات المرسلة من الفروع.

10- تقدير حاجة الفروع والإدارة من المطبوعات, ومتابعة طباعتها وتوزيعها وشحنها للفروع.

11- مسك سجل خاص بمواد المستودع.

12- إعداد دفاتر الشروط الفنية اللازمة لشراء التجهيزات.

13- مسك سجل كسوة العاملين, ورفع قوائم استحقاق اللباس والعمل على تأمينها وتوزيعها.

ثانياً ـ دائرة العقود والتأمين, وتقوم بالمهام التالية:

1- فتح سجل خاص بالعقود, يدون عليه جميع الوقوعات المبينة على كل عقد.

2- إعداد مشاريع العقود, ومتابعة إجراءات تصديقها واعتمادها.

3- إعداد دفاتر الشروط المالية والحقوقية.

4- القيام بكافة إجراءات التأمين على موجودات المصرف والأبنية والعقارات والمواد, والتجهيزات, والأموال الموجودة بالصناديق, وغرف القاصة والمنقولة بالسيارات, والتأمين على السيارات وغيرها, والتي تقضي الأنظمة والقوانين والتوجيهات بالتأمين عليها, والقيام بكافة الإجراءات اللازمة للتأمين ضمن المواعيد المحددة, وتكون مسؤولة عن أي تقصير في إبرام عقود التأمين بمواعيدها.

5- متابعة تنفيذ العقود ضمن مواعيدها ورفع المذكرات اللازمة في حال التأخير.

6- فتح سجل للتأمينات الأولية والنهائية والكفالات والشيكات المقدمة كتأمينات, وإيداعها لدى الصندوق, وإعلام مديرية الحسابات بها لتسجيلها أصولاً.

7- المشاركة في لجان المناقصات وطلبات العروض والتعاقد بالتراضي.

8- متابعة إجراءات تسديد رسم الطابع ومنح أوامر المباشرة.

9- المشاركة في تصفية العقود, ومعالجة جميع الأمور المتعلقة بالعقود المبرمة.

10- اقتراح تشكيل اللجان, ومتابعة وإصدار قراراتها, ومتابعة إجراءات الإعلان.

11- القيام بما تكلف به من أعمال.

ثالثاً ـ دائرة الآليات, وتقوم بالمهام التالية:

1- إعداد ووضع خطة استخدام السيارات والدراجات في الإدارة العامة والفروع, والإشراف على تنفيذها, وتزويدها بالاعتمادات اللازمة.

2- دراسة طلبات الفروع المتعلقة بزيادة خطتها ورفع المقترح بشأنها.

3- دراسة معدلات استهلاك الوقود لجميع سيارات المصرف, وتوجيه الفروع بالمعالجة في حالة الزيادة عن المعدلات الطبيعية.

4- فتح سجل خاص يدون عليه معلومات عن جميع آليات المصرف.

5- مسك السجلات والبطاقات والجداول المتعلقة بالسيارات واستهلاكها من المحروقات وفق القوانين والأنظمة النافذة.

6- الكشف على السيارات ومتابعة عمليات صيانتها وإصلاحها ووضعها بالجاهزية التامة.

7- تأمين قسائم المحروقات اللازمة وحفظها وتسليمها أصولاً.

8- تنظيم المهمات اليومية والشهرية, وتنظيم عمل السيارات, وتأمين حاجة المديريات من سيارات الخدمة.

9- متابعة إجراءات التعاقد على نقل العاملين, والإشراف على عملية نقل العاملين, ومعالجة جميع الأمور المتعلقة بها.

10- متابعة إجراءات فحص وترسيم ونقل السيارات في الإدارة العامة والفروع.

11- متابعة إجراء شراء وبيع وتنسيق السيارات والدراجات.

رابعاً ـ مستودع المطبوعات واللوازم, ويقوم بالمهام التالية:

1- إدارة مستودع المطبوعات واللوازم ومسك بطاقاتها وفق التعليمات الناظمة.

2- رفع طلبات تأمين المطبوعات واللوازم للإدارة والفروع.

3- استلام المطبوعات واللوازم وفق المواصفات والشروط المحددة في طلبات الشراء, والتأكد من عددها, وإدخالها إلى المستودع وترتيبها وفق أرقام النماذج المخصصة لها والأماكن المعدة لها.

4- تنظيم مذكرات الاستلام والتسليم وتسجيل ذلك في البطاقات العائدة لها.

5- مراقبة الأرصدة والاحتفاظ بالاحتياطي اللازم المتوجب توفره لضمان حاجة الفروع والإدارة خلال فترة تأمين مواد ومطبوعات جديدة.

6- تأمين حاجة الفروع وفق طلباتها, وتأمين عملية شحنها إلى الفروع, وتنظيم مذكرات التسليم, ومراقبة استهلاك الفرع منها.

7- تنظيم الإشعارات والقيود اللازمة لإدخال المواد وإخراجها من المستودع.

8- مطابقة المواد وأرصدتها بشكل دوري وفي نهاية العام مع رصيد البطاقات تمهيداً للجرد السنوي.

9- المحافظة على ترتيب وسلامة الموجودات بالمستودع واتخاذ كافة الإجراءات والتدابير اللازمة للمحافظة عليها.

10- فتح سجل خاص للأثاث الغير صالح للاستخدام والمنسق, ورفع قوائم دورية بالمواد التالفة والغير صالحة لمعالجتها.

11- استلام وتسليم السيارات والدراجات وفتح بطاقة خاصة بها.

مادة 41- يتألف قسم العمليات التجارية من دائرتين:

أولا ـ دائرة مستلزمات الإنتاج الزراعي, وتقوم بالمهام التالية:

1- دراسة وتحديد احتياج القطر من مستلزمات الإنتاج الزراعي بالتعاون مع الجهات المعنية, ومعالجة كافة الأمور المتعلقة بها.

2- وضع برامج استلام وتوزيع السماد المحلي والمستورد.

3- الإشراف على عمليات نقل وتفريغ وشحن مستلزمات الإنتاج الزراعي ومتابعتها.

4- تصفية الكميات المستلمة, وإجراء المطابقات اللازمة مع الجهات الموردة, وحصر الكميات المستلمة والأرصدة ومطابقتها مع مديرية الحسابات بنهاية كل عام.

5- تسعير كافة مستلزمات الإنتاج الزراعي, وإبلاغها للفروع, وإعداد مشاريع لوائح الاستثمار على أساس عناصر التكلفة, واستكمال تصديقها من الجهات المعنية وتبليغها للفروع.

6- تحديد معدلات العمولة الواجب استيفاءها لقاء حفظ المواد في المستودعات.

7- معالجة النقص والزيادة والتلف الواقع على مستلزمات الإنتاج الزراعي أينما كانت.

8- إنجاز ومتابعة جميع الأعمال المتعلقة بمستلزمات الإنتاج الزراعي ومسك السجلات اللازمة لذلك.

9- القيام بما تكلف به من أعمال.

ثانياً ـ دائرة المستودعات, وتقوم بالمهام التالية:

1- الإشراف على عمل جميع المستودعات وموجوداتها.

2- تقدير احتياجات المصرف من الطاقة التخزينية والعمل على تأمينها.

3- متابعة عرض ومعالجة عمليات النقص والزيادة والتلف.

4- متابعة جاهزية المستودعات, وعمليات الجرد, والتأمين, والعتالة, والحراسة, بالتعاون مع المديريات المعنية.

5- التأكد من عمليات التخزين استناداً لأنظمة التخزين بالمستودعات.

6- مسك السجلات اللازمة.

7- القيام بجميع الأعمال المتعلقة بعمل المستودعات.

مادة 42- قسم التدقيق, ويقوم بالمهام التالية:

1- تدقيق جميع العمليات المالية المتعلقة بصرف وتصفية ودفع النفقات والالتزامات المترتبة على المصرف والتي ستنفذ على كافة الموازنات.

2- تدقيق صحة اقتطاع الضرائب والرسوم ورسم الطابع.

3- تنفيذ ومعالجة اقتراحات وتوصيات الجهات الرقابية, وذلك بعد دراستها ومناقشتها مع الجهات الرقابية ومعالجتها, والإدلاء بملاحظاته عليها, وله أن يطلب من كافة المديريات والفروع المعلومات اللازمة وتأمين المستندات والأوراق الثبوتية المطلوبة.

4- دراسة ما يحال إليه من القضايا المالية وإبداء الرأي بشأنها, والإجابة عن كافة الاستفسارات المالية, وإجراء المراسلات اللازمة مع الجهات المعنية لطلب وبيان الرأي, وتعميم الضروري منها على الفروع.

5- متابعة التشريعات والأنظمة والاجتهادات الصادرة عن الجهات المالية والرقابية والعمل بمضمونها.

6- متابعة واستلام التعرفات الرسمية وتعميمها والرد على جميع الاستفسارات عنها.

7- تدقيق جميع العقود ودفاتر الشروط المالية والحقوقية.

8- تدقيق كل ما يحال إليه من المدير المالي.